目录先于文件
先确定“项目 / 资料 / 归档”层级，再决定文件如何落位，搜索会更稳定。
Organize
四个动作，先把文件系统变得可预测
方法不依赖具体网盘品牌。
命名包含时间与主题
统一日期格式与主题关键词，避免“最终版2”“新建文档”这类不可检索命名。
同步不等于备份
同步解决多端一致，备份解决误删与历史版本，两者需要分别考虑。
分享前先收口权限
只开放必要范围，设置明确有效期，并在协作结束后回收公开链接。
Sync ≠ Backup
同步追求一致，备份追求可恢复
如果误删会被同步到所有设备，那么“每台设备都有一份”并不等于拥有备份。真正的备份要保留独立副本或历史版本。
S
同步
让多个设备尽快看到一致的最新状态。
A
归档
让旧项目按稳定结构保存，减少日常目录噪音。
B
备份
在误删、损坏或同步错误之后仍能恢复到可用版本。
Share Safely
分享链接也需要生命周期
协作结束后，公开范围应该随之收口。
只共享必要内容
避免把整个顶层目录直接公开给不需要完整访问的人。
限制权限
能只读就不开放编辑，能指定对象就不使用长期公开链接。
检查敏感信息
分享前重新浏览目录，确认没有个人信息、凭据或内部材料。
协作后回收
任务结束后关闭无用链接，避免旧权限长期遗留。