看目录
先确定主题属于哪个章节，缩小可能页区间。
PDF
长 PDF：先确定区域，再找关键词
不要一上来就在整份文件里反复试词。
找关键词
在小范围内搜索术语、名称或表格字段。
读上下文
命中位置前后都要看，避免把限定条件丢掉。
记位置
引用时记录页码、章节与版本，方便复核。
Spreadsheet Structure
表格最怕一列塞进三种含义
字段设计越稳定，筛选、排序、汇总和后续自动化越容易。表头应该描述数据，而不是描述当前视觉样式。
1
一个字段一种含义
不要在同一单元格里混合日期、状态和备注。
2
状态使用受控值
避免“完成”“已完成”“done”同时存在。
3
把说明留在说明区
数据区域保持规则，长段解释放到备注或独立文档。
Naming
命名与版本：让文件自己说明身份
表格字段设计
字段名要稳定、可筛选、避免同一列混放多种数据类型。
模板版本管理
模板本身与填写结果分开存放，更新模板时保留变更说明。
文档命名规范
建议包含日期、项目、主题和状态，但避免把完整句子塞进文件名。
Extend
相关方法
同步、归档与备份不要混
版本可恢复性需要独立考虑。
阅读笔记的三层结构
把原文、理解与行动分开。